Office Management Assistant à Kinshasa – Ambassade des États-Unis

Informations essentielles

Mission du poste

L’Office Management Assistant assure des tâches administratives et de bureau pour le Regional Security Office. La fonction porte sur le traitement de dossiers administratifs classifiés et non classifiés et nécessite de travailler de façon autonome avec de nombreux interlocuteurs.

Responsabilités principales

• Classer, numériser et organiser les documents administratifs ;
• planifier les rendez-vous et les réunions ;
• tenir et actualiser les calendriers professionnels ;
• commander les fournitures de bureau ;
• organiser les déplacements professionnels ;
• recevoir et traiter les appels téléphoniques ;
• gérer plusieurs tâches simultanément et respecter des délais serrés ;
• rechercher rapidement des informations dans des sources écrites et numériques ;
• rédiger, relire et corriger des documents professionnels en anglais ;
• communiquer avec professionnalisme auprès des communautés locale et diplomatique.

Profil et conditions requises

Formation

La réussite des études secondaires est obligatoire. Le diplôme correspondant doit être joint au dossier de candidature.

Expérience

Au moins deux années d’expérience administrative sont exigées. Cette expérience peut notamment comprendre le classement, la numérisation, la gestion d’agendas, l’organisation de réunions, les commandes de fournitures, les voyages professionnels et la réception d’appels.

Langue

Un niveau IV d’anglais, correspondant à une maîtrise courante de la lecture, de l’écriture et de l’expression orale, est requis.

Compétences

• Maîtrise de Microsoft Outlook pour les tâches, calendriers et bases de contacts ;
• maîtrise de Word, Excel, Access et PowerPoint ;
• utilisation des équipements de bureau courants ;
• connaissance des procédures générales de classement et de gestion des données ;
• capacité à planifier, organiser et hiérarchiser des tâches complexes ;
• capacité à résoudre des problèmes pratiques et à travailler sous pression ;
• excellentes capacités de rédaction, de relecture et de communication professionnelle.

Habilitation et procédure de sélection

La personne sélectionnée doit pouvoir obtenir et conserver une habilitation de sécurité Secret. Elle fera l’objet d’une enquête de sécurité et peut être soumise à un examen médical préalable à l’embauche.

Après les autorisations et certifications nécessaires, la personne retenue doit pouvoir commencer le travail dans un délai raisonnable de quatre semaines. Un test linguistique ou un test de compétences peut être demandé.

Horaires et conditions de travail

• Du lundi au jeudi : de 7 h 30 à 17 h 15 ;
• vendredi : de 7 h 30 à 12 h 30 ;
• 40 heures par semaine ;
• poste non éligible au télétravail ;
• aucun remboursement des frais de réinstallation.

La Mission des États-Unis à Kinshasa indique qu’un ensemble d’avantages peut comprendre des prestations de santé, de fin de service et d’autres avantages. Les conditions applicables aux Eligible Family Members doivent être confirmées avec le service des ressources humaines.

Documents à joindre

Les documents applicables à la situation du candidat doivent être téléversés sur ERA. Un dossier incomplet peut être écarté.

• Permis de résidence, si applicable ;
• permis de travail, si applicable ;
• diplôme de fin d’études secondaires ;
• preuve de citoyenneté, si applicable ;
• passeport, si applicable.

Les candidats EFM doivent également joindre les documents demandés pour leur statut, notamment les ordres de voyage ou l’avis d’affectation du sponsor, une copie du passeport et, lorsque cela s’applique, le DD-214 et le SF-50.

Égalité des chances

La Mission des États-Unis indique appliquer l’égalité de traitement dans l’emploi sans distinction fondée notamment sur la race, la couleur, la religion, le sexe, l’origine nationale, l’âge, le handicap, l’affiliation politique, la situation matrimoniale ou l’orientation sexuelle.

Questions fréquentes